Eén van de organisaties die LIFT Software ondersteunt bij hun bedrijfsprocessen is Mainnovation. In deze klantcase laten we je graag zien hoe dit tot stand is gekomen.
Mainnovation is een consultancy bureau gespecialiseerd in maintenance & asset management. Hun missie is om economisch toegevoegde waarde aan maintenance & asset management organisaties aan te tonen en te optimaliseren. Hiervoor maken zij gebruik van hun eigen VDMˣˡ methodologie, wat staat voor Value Driven Maintenance & Asset Management. Dit doen zij met diverse tools zoals audits, coaching & change, reliability engineering en hun eigen VDMˣˡ Procesmap. Hun klanten bevinden zich wereldwijd en de projecten worden uitgevoerd door een team van zo’n 45 consultants vanuit hun vestigingen in Nederland, België en Frankijk.
Bij de oprichting van Mainnovation heeft één van de oprichters een eigen maatwerksysteem in Access gebouwd voor de projectadministratie en financiële administratie. De laatste versie van dit systeem zat in Access 2003 en helaas kon deze niet worden geüpdatet naar een recentere versie. Het systeem raakte vol met steeds meer projecten, uren, grootboek boekingen en andere administratie, wat een negatieve invloed had op de snelheid. Dit resulteerde in een tijdrovende procedure van urenboeking en regelmatig werd de verbinding verbroken in verband met een error.
Het was dus duidelijk: Mainnovation had een nieuw systeem nodig.
Al in 2013 begon Mainnovation de zoektocht naar een nieuwe Professional Services Automation (PSA). Helaas was het maatwerk dat zij hadden in het Access systeem niet zo gemakkelijk te vervangen in een nieuw standaard systeem. Verschillende grote PSA systemen, meestal gecombineerd met een aparte project tool konden niet voldoen aan de volgende twee behoeften van Mainnovation:
- Het plannen van uren op maandbasis.
- Een bezettingsplanning met voorspelde omzet.
In September 2020 kwam LIFT Software in beeld. LIFT kon Mainnovation in hun behoeften voorzien: De uren kunnen worden ingepland op maandbasis en in combinatie met Power BI kan ook de bezettingsplanning gemonitord worden. Andere wensen van Mainnovation kon LIFT Software ook vervullen; Targeturen bijhouden van consultants, een salesverdeling op projecten en een persoonlijke performance sheet (geschreven vs. geplande uren) voor de consultants.
Eind 2020 besloot Mainnovation te starten met de implementatie van LIFT in combinatie met Twinfield voor de financiële administratie en Basecone voor de onkostendeclaraties. Na drie maanden schaduwdraaien met hun oude Access systeem en met begeleiding van onze implementatieconsultant werden enkele aanpassingen gedaan in de werkwijze van Mainnovation. De werkwijze in LIFT bleek een succes en Mainnovation besloot definitief over te stappen.
Mainnovation werkt ondertussen al een tijd met LIFT Software en is gebruik gaan maken van features die zij voorheen niet hadden, maar wel een goede toevoeging bleken. Zo werd de projectadministratie een stuk overzichtelijker; de budgetten (en onderhanden werk), planning en documentatie is zichtbaar én aanpasbaar op het project zelf. Ook medewerkerinformatie werd makkelijker te administreren; er kan een standaardtarief per consultant worden toegevoegd en de vakantiestand / het verlofsaldo is gemakkelijk inzichtelijk. En met de Sales funnel houdt Mainnovation met verschillen prioriteitsniveau’s hun aanvragen en bijbehorende forecast bij.
‘’Maar het mooiste was natuurlijk de snelheid waarmee uren konden worden geboekt in LIFT: wat een vooruitgang!’’
Mainnovation liep tijdens het gebruik van LIFT wel tegen een probleem aan wat betreft het herhalend plannen; bij het inplannen van uren werden deze automatisch gekopieerd naar de volgende maanden. Bij LIFT denken wij graag mee met de klant. Niet alleen tijdens de implementatie, maar ook daarna. Daarom hebben we met de feedback van Mainnovation een compleet nieuwe planningportaal gemaakt, dat niet alleen aan de wensen van Mainnovation voldoet, maar ook toekomstige features makkelijker in te bouwen maakt.
Een overzicht van processen in LIFT die Mainnovation gebruikt voor hun maandafsluiting:
- Met de niet-ingediende urenwidget van LIFT wordt een check gedaan of iedereen zijn uren heeft ingediend en/of juist zijn geboekt.
- Met de rapportagetool worden overzichten gegenereerd van alle geschreven uren vs. geplande uren per consultant en van de omzet per grootboekrekening.
- Met het budgetoverzicht worden de budgetten bekeken en wanneer de budgetten overschreden (gaan) worden, worden de projectleider en consultant genotificeerd en gevraagd of het budget opgehoogd dient te worden of de uren afgeboekt.
- De uren worden geaccordeerd.
- De facturen worden gecontroleerd en verstuurd.
Met behulp van LIFT Software heeft Mainnovation weer controle op hun processen en kunnen zij zich focussen op hun business.
Benieuwd naar hoe LIFT Software jouw organisatie kan ondersteunen in de kernprocessen?
Klik hier om een webdemonstratie in te plannen!
