De urenregistratie
Urenregistratie
De urenregistratie is de basis voor een goede projectadministratie en financiële administratie. Het voedt de monitoring en brengt daarmee real time rapportages naar je toe. Omdat het schrijven van uren een essentiële stap binnen de projectadministratie is, vinden wij het van belang dat de urenregistratie eenvoudig is en weinig inspanning vereist.
Tegelijkertijd zien wij dat de zakelijke dienstverlener veel flexibiliteit binnen de facturatie nodig heeft. Is het een project met een vaste prijsafspraak, of gaat het juist om een nacalculatie project? Wil de klant een urenspecificatie? En wat moet daar dan allemaal op staan? LIFT biedt deze flexibiliteit en kan jouw organisatie op maat bedienen.
Sluitend tijd schrijven
Per medewerker kan je het contractspercentage en een beschikbaarheid opgeven, daardoor weet LIFT precies hoeveel uur per medewerker verantwoord zou moeten worden. Als medewerker kan je de uren schrijven op projecten en taken om de urenverantwoording sluitend te maken.
Urenregistratie op projecten
Alle projectgerelateerde uren en declaraties kunnen door de medewerkers op het project geschreven worden. Deze uren kan je op een declarabel of niet-declarabel uurtype schrijven. Bij het uren schrijven kan je ook eenvoudig een aantekening plaatsen, welke bij de urenspecificatie getoond kan worden aan de klant.
Uren schrijven op taken
Als een medewerker uren besteedt aan interne zaken kunnen deze op zelf te definiëren taken worden verantwoord. Denk dan bijvoorbeeld aan verlof, ziekte, acquisitie of secretariaat. Doordat je medewerkers ook de interne uren verantwoorden kan LIFT bijvoorbeeld heel eenvoudig de overwerkstand, vakantiestand en declarabiliteit tonen.
Urenaccordering
LIFT kent een gestandaardiseerd proces voor het accorderen van uren. Op projectniveau is instelbaar of de klant ook betrokken moet worden bij het accorderingsproces. Door middel van geautomatiseerde e-mailing krijgt jouw klant de ingediende uren aangeboden.
Interne accordering
In LIFT kennen wij een urenmanager en een projectleider om de uren van de medewerkers te accorderen. De urenmanager is verantwoordelijk voor alle uren van één of meerdere specifieke medewerkers. De projectleider daarentegen kan in het projectleidersportaal alle geschreven uren op een specifiek project accorderen of corrigeren.
Klantgoedkeuring
Binnen de detachering is het gebruikelijk dat de klant de te factureren uren eerst accordeert. Wanneer de medewerker de uren indient kan LIFT geautomatiseerd een e-mail ter accordering van de uren versturen. Jouw organisatie kiest ervoor om eerst de interne accordering toe te passen of direct de uren naar de klant te versturen.
Alerts
LIFT signaleert en informeert wanneer uren niet zijn ingediend en wanneer budgetten overschreden worden.
Niet ingediende of geaccordeerde uren
Wij raden aan om wekelijks de uren in te dienen en te accorderen. Als een medewerker, of de urenmanager, dit nog niet heeft gedaan krijgt deze medewerker een geautomatiseerde e-mail met een reminder.
Budgetoverschrijding
Op het project kennen wij een persoonlijk budget of een teambudget. Wanneer dit budget verbruikt wordt zie je dit direct terug in de urenkaart en op het project. Hiermee creëer je een gedeelde verantwoordelijkheid over het budget.
Budgetteren
Op het project biedt LIFT de mogelijkheid om te budgetteren op fasen en activiteiten. Deze budgetten kan je eenvoudig toekennen aan groepen of individuen en zijn altijd op het project inzichtelijk. Ook kan je ervoor kiezen om het budget in de urenkaart aan de medewerker te tonen.
Vraag de demo aan
In een korte persoonlijke demonstratie laten wij graag
de voordelen voor jouw bedrijf zien!
